12 điều bắt buộc phải kiểm tra
trước khi triển khai WMS

Việc triển khai WMS (hệ thống quản lý kho) một khi đã quyết định thì sẽ gắn bó nhiều năm. Chọn đúng thì vận hành bay bổng, nhưng chọn sai thì có khi lại thành của nợ còn tệ hơn cả Excel. Chúng tôi đã tổng hợp 12 hạng mục kiểm tra mà những người triển khai lần đầu dễ bỏ sót.

1. Có phù hợp với quy mô của chúng ta không

Quy mô 1 chủ hàng, 2 nhân viên và một trung tâm lớn đa khách hàng (multi-tenant) có yêu cầu hoàn toàn khác nhau. Hệ thống quá nặng thì chi phí triển khai và đường cong học tập là gánh nặng, còn quá nhẹ thì sớm chạm giới hạn. Hãy cân nhắc đồng thời quy mô hiện tại + quy mô sau 2 năm.

2. Có tự động thu thập đơn hàng đa kênh không

Coupang, Naver, 11st, website riêng... Nếu bạn đang tải đơn hàng thủ công theo từng kênh, thì đó là việc đầu tiên cần tự động hóa. Đặc biệt hãy chắc chắn kiểm tra xem hệ thống có hỗ trợ cấu trúc một chủ hàng vận hành nhiều cửa hàng trên cùng một kênh hay không. Đáng ngạc nhiên là có nhiều hệ thống không làm được điều này.

3. Có đẩy tồn kho ngược về kênh không

Quan trọng ngang với việc nhận đơn hàng là việc thông báo tồn kho về cho kênh. Nếu tồn kho không được đồng bộ theo thời gian thực, sẽ xảy ra bán vượt (oversell — hết hàng nhưng vẫn nhận đơn). Hãy kiểm tra tính năng tự động đẩy tồn kho và bảo vệ tồn kho an toàn.

4. Quy trình nhập kho (ASN) có bài bản không

Hãy xem luồng từ đặt lịch nhập kho (ASN), điều phối cửa dock, kiểm hàng cho đến cất hàng (put-away) có trơn tru hay không. Cách hệ thống xử lý các tình huống ngoại lệ như chênh lệch số lượng sẽ cho thấy mức độ trưởng thành của nó.

5. Có tính đến hiệu quả lấy hàng không

60% thời gian thao tác là di chuyển. Hãy kiểm tra xem có các tính năng lấy hàng theo đợt (wave picking), tối ưu hóa quãng đường di chuyển và bố trí vị trí (slotting) hay không. Hệ thống chỉ đơn thuần báo "lấy hàng ở đâu" và hệ thống báo "lấy hàng theo thứ tự hiệu quả" có năng suất khác nhau rất nhiều.

6. Có thể phân công công việc cho từng người không

Hãy xem hệ thống có cấu trúc để quản lý giao việc cho nhân viên, và nhân viên xử lý việc đó ngay trên màn hình của mình hay không. Việc nhìn thấy tiến độ công việc trong nháy mắt như Jira chính là cốt lõi của vận hành tại hiện trường.

7. Dữ liệu thao tác có được đo lường không

Đây lại là tính năng bị thiếu nhiều nhất một cách bất ngờ. Ai làm, khi nào và mất bao lâu cho từng thao tác có được ghi lại không? Không có dữ liệu này thì không thể tính được cả năng suất nhân viên lẫn lợi nhuận theo chủ hàng. Nhất định phải kiểm tra xem có ghi nhận dấu thời gian hay không.

8. Có tự động đối soát theo từng chủ hàng không

Nếu là 3PL, mỗi chủ hàng có đơn giá khác nhau và hàng tháng phải phát hành bảng đối soát. Hãy kiểm tra xem hệ thống có tự động tổng hợp nhập kho, xuất kho, lưu kho và dịch vụ gia tăng để lập bảng đối soát hay không. Đối soát thủ công là nguồn gốc của sai sót và lãng phí thời gian.

9. Có cho thấy lợi nhuận không

Rất hiếm WMS cho thấy không chỉ doanh thu mà cả biên lợi nhuận thực sự sau khi trừ chi phí nhân công theo từng chủ hàng. Nhưng nếu có tính năng này, bạn có thể biết ngay "chủ hàng nào thực sự sinh lời", và quyết định kinh doanh sẽ thay đổi hoàn toàn.

10. Có xử lý hàng trả (logistics ngược) không

Trong thương mại điện tử, hàng trả là điều không thể tránh khỏi. Hãy xem luồng từ tiếp nhận hàng trả, thu hồi, kiểm hàng cho đến nhập lại kho, tiêu hủy và hoàn tiền có bài bản hay không, và có phản ánh quy định về quyền rút đơn theo Luật thương mại điện tử hay không.

11. Quản lý phân quyền có chi tiết không

Giám đốc trung tâm, quản lý vận hành, nhân viên, và cả bản thân chủ hàng — mỗi vai trò có thể xem những dữ liệu khác nhau. Đặc biệt, chủ hàng chỉ được xem dữ liệu của riêng mình. Hãy kiểm tra xem việc thiết lập phân quyền có chi tiết hay không.

12. Việc triển khai và chuyển đổi có khả thi không

Dù hệ thống có tốt đến đâu, nếu không chuyển đổi được dữ liệu hiện có và đào tạo nhân viên thì cũng vô dụng. Hãy kiểm tra xem có hỗ trợ di chuyển dữ liệu (migration), thời gian onboarding và tài liệu đào tạo hay không. Việc API và webhook có mở hay không cũng rất quan trọng.

WMS thỏa mãn cả 12 điều này không nhiều. Nhưng nếu xác định trước thứ tự ưu tiên, bạn sẽ không dao động khi so sánh các ứng viên. Đặc biệt, điều 7 (đo lường thao tác) và điều 9 (lợi nhuận) là những phần mà hầu hết hệ thống bỏ sót, nên nếu chọn được sản phẩm khác biệt ở đây, chất lượng vận hành sẽ thay đổi.